في عالم التجارة الإلكترونية، تُعتبر إدارة الطلبات فناً يجمع بين السلاسة والدقة، مما يضمن رحلة تسوق ممتعة للعملاء وتجربة إدارة مريحة للتجار.
ستتعلم كيف تدير طلبات متجرك بفعالية، بدءاً من استعراض تفاصيل الطلب وإضافة التعليقات، وصولاً إلى تنبيه الموظفين، حظر العملاء غير الجادين، وضبط إعدادات تقييم الطلبات لتحسين تجربة عملائك.
📌 المحاور الرئيسية للمقالة:
مراحل إدارة الطلب:
1- استلام الطلب
2- تجهيز الطلب
3- تغيير حالة الطلب
4- إصدار وطباعة بوليصة الشحن
5 - تسليم الطلب لشركة الشحن
6 - استلام العميل للطلب
7- تفاعل العميل مع الطلب
مراحل إدارة الطلب:
تمر إدارة الطلب على متجرك بخطوات مترابطة وسلسة، تتضمن:
المرحلة 1- استلام الطلب
بمجرد شراء العميل من متجرك سيصلك إشعار يخبرك بوصول طلب جديد، تحقق من تفاصيل الطلب ومن بيانات العميل والدفع والشحن بالإضافة للتأكد من توفر المنتجات المطلوبة.
من قسم إجراءات الطلب، حدّث حالة الطلب إلى (قيد التنفيذ).
المرحلة 2- تجهيز الطلب
ابدأ بتحضير المنتجات التي طلبها العميل، مع التأكد من جودتها وتغليفها بشكل أنيق ومناسب لحمايتها أثناء النقل.
مع مراعاة أن يكون حجم الطلب بعد تغليفه أصغر ما يمكن حتى لا تزيد من تكلفة الشحن وخصوصاً مع شركات الشحن التي تحسب التكلفة بناء على الوزن الحجمي.
لمزيد من التفاصيل حول الوزن الحجمي في الشحن وطريقة حسابه
🎯 ننصحك باستخدام بوليصات الشحن المخفضة من سلة. حيث تتيح للتجار خيار إصدار مجموعة من بوليصات الشحن مسبقة الدفع بأسعار تنافسية دون أن تتقيد بعدد شحنات معينة.
توفر شركة أرامكس أدوات التغليف مجاناً مثل: (صناديق الشحن، أكياس الشحن، وأظرف الشحن الخاصة بالشركة). وسيتم إيصالها إلى مقرك.
وذلك بالتواصل مع شركة الشحن عبر البريد الإلكتروني وتحديد حجم مواد التغليف، وإرفاق رقم المتجر المذكور في بوليصة الشحن تحت قسم (Account) ثم إرفاق بيانات التواصل، وإضافة رقم حساب سلة - 165623.
📝 ملاحظة هامة:
تُطلب مواد التغليف وفق النموذج الموضح في النبذة.
وفي حال عدم استخدام النموذج بالطريقة الصحيحة المذكورة أعلاه لن يتم التعامل من أرامكس مع الايميل وسوف يتم اغلاقه
كما يُفضل إضافة وسوم للطلب، حيث تساعدك وسوم الطلبات في تجمع وترتيب الطلبات التي تتشابه في أمر محدد.
مرحلة 3 - تغيير حالة الطلب
حدّث حالة الطلب إلى (قيد التنفيذ) لينعكس للعملاء أن طلبهم في الطريق للتحضير وبذلك تبني أول مسار للثقة.
ولك الخيار في كتابة ملاحظات للعميل وفي إرسال تنبيه له حول تغيّر حالة الطلب، ثم اضغط (تنفيذ الإجراء).
سيصل إشعار للعميل عند كل تغيير لحالة الطلب في حال فعّلت خيار (إرسال إشعار تغيير حالة الطلب للعميل SMS)
ويمكنك إضافة ملاحظة للعميل في حقل (ملاحظات إضافية للعميل) تُرسل للعميل ضمن الرسالة النصية الخاصة بتغيير حالة الطلب. ويمكن أن تتضمن الملاحظة على سبيل المثال: الوقت المتوقع لوصول الشحنة للعميل. إن منتجه جُهز وهو في الطريق إليه.
✅ سيتم إرسال رسائل الـ SMS المتعلقة بالطلبات عندما يكون اسم المرسل هو سلة، ولجميع الباقات. وهذا الإجراء لا ينطبق على المتاجر التي تستخدم مزودي خدمة خارجيين للرسائل النصية.
متى يتم إرسال رسائل الـ SMS؟
- عند إصدار بوليصة الشحن (تتضمن رابط التتبع).
- عند إلغاء الطلب من قبل التاجر.
- عند استرداد أو إرجاع الطلب.
مرحلة 4 - إصدار وطباعة بوليصة الشحن
من قسم إجراءات الطلب، اضغط (إصدار البوليصة).
اختر الفرع الذي ستُلتقط منه الشحنة، وأدخل المعلومات المطلوبة للبوليصة، ثم اضغط (تنفيذ الإجراء).
بعد اختيار الفرع وضبط تفاصيل البوليصة، يُرسل الطلب لشركة الشحن لإصدارها.
الخطوة التالية، طباعة البوليصة ولصقها بالتغليف الخارجي للشحنة.
فتُطبع البوليصة على سبيل المثال بالشكل:
وهنا يجب التأكد من وجود رصيد كاف في المحفظة لإصدار البوليصة.
مرحلة 5 - تسليم الطلب لشركة الشحن
الآن يأتي دور شركة الشحن. لديك خياران:
الاستلام من مستودعك: بعض شركات الشحن، مثل أرامكس، ستقوم باستلام الشحنة مباشرةً من عنوانك المسجل كمستودع.
التوصيل للفرع: إذا كنت تفضل ذلك يمكنك تسليم الشحنة بنفسك إلى أقرب فرع لشركة الشحن.
توفر شركات الشحن المُدرجة في بوليصات سلة خيارات متعددة لاستلام الشحنة، على سبيل المثال:
- توفر أرامكس وأي مكان عدة خيارات للتاجر (استلام من الفرع - من الباب للباب)
- أما سمسا و سبل وDHL فالخيار المتوفر هو التسليم في الفرع.
مرحلة 6 - استلام العميل للطلب
بمجرد تسليم الطلب إلى شركة الشحن، يمكنك متابعة حالته بسهولة من خلال رقم التتبع الذي حصلت عليه عند طباعة بوليصة الشحن لمتابعة سير العملية والاطلاع بكل مرحلة من مراحل التوصيل، بدءًا من مغادرة المستودع وصولاً إلى تسليم الطلب إلى باب العميل.
بضغط (تتبع الشحنة) يتم تحويلك مباشرة إلى شركة الشحن لتتبع الطلب.
ويمكن للعميل أيضاً تتبع الطلب من خلال رسالة تتبع الطلب التي تصل للعميل من شركة الشحن، أو من خلال حساب العميل ثم صفحة الطلبات.
ثم يضغط (تتبع الطلب) ليتم تحويله مباشرة إلى شركة الشحن لتتبع طلبه.
📝 ملاحظة هامة:
- لن يتم دعم أيقونة التتبع في حال كانت شركة الشحن/المندوب مدخلًا يدوياً في المتجر.
- تظهر معلومات الشحنة في صفحة الطلب عند العميل عند تغير حالة الطلب إلى تم الشحن- جاري التوصيل - تم التوصيل
مرحلة 7- تفاعل العميل مع الطلب
بعد وصول الشحنة بثلاثة أيام, تواصل مع العميل وشجّعه على مشاركة رأيه, اطلب منه كتابة مراجعة للمنتج في متجرك أو مشاركة صور المنتج على وسائل التواصل الاجتماعي وبالمقابل قدّم له كود خصم بسيط على طلبه القادم كنوع من التقدير.
حتى تظهر التقييمات في الصفحة الرئيسية للمتجر، يجب إضافة عنصر التقييمات إلى الثيم المطبق على المتجر
🔍 مصادر تعليم إضافية
إذا كنت ترغب في تحسين جودة تغليف منتجاتك سجّل الآن في دورة تغليف المنتج وإضافة قيمة مضافة لمنتجاتك المقدمة من أكاديمية سلة
لتغليف المنتجات بطريقة مُتقنة وجميلة تخلق رابط عاطفي وذهني يربط العميل بالمنتج.
